Assistant.e de direction (F/H) Job Vacancy in Inria Un, Gujarat – Updated today

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Full Details :
Company Name : Inria
Location : Un, Gujarat
Position :

Job Description : Type de contrat : Mobilité ou CDD
Niveau de diplôme exigé : Bac + 2 ou équivalent
Fonction : Personnel des fonctions support (IT)
Corps d’accueil : Technicien de la Recherche / Assistant Ingénieur (TR/AI)
Niveau d’expérience souhaité : De 3 à 5 ans
A propos du centre ou de la direction fonctionnelle
En rejoignant Inria, vous mettez votre talent au service de l’intérêt général.
En tant qu’employeur public responsable, nous veillons à ce que notre promesse employeur se traduise de manière concrète dans votre quotidien.

Ancré à Inria depuis plusieurs années déjà, le télétravail fait partie de nos habitudes de travail. Chaque agent bénéficie, dès son arrivée, de tout l’équipement matériel adéquat : ordinateur portable, outils collaboratifs permettant de mieux travailler ensemble, sur les mêmes dossiers de façon synchrone ou asynchrone, de se voir et se parler à distance ainsi que de mixer des réunions présentielles et en visio.

Nous privilégions ainsi des environnements qui facilitent la collaboration et des outils de travail qui exploitent toutes les possibilités offertes par le numérique.

Le télétravail et la flexibilité des horaires permettent à chaque agent de préserver son équilibre dans ses différents temps de vie.
Contexte et atouts du poste
Inria, l’institut national de recherche en sciences et technologies du numérique, s’assume au travers de son Contrat d’Objectifs et de Performance 2019-2023 comme un outil de la souveraineté et de l’autonomie stratégique numérique de la Nation.

Le renforcement des partenariats avec la sphère Sécurité/Défense de l’État est une priorité stratégique.

Dans ce contexte, Inria crée une direction Sécurité/Défense dont la mission est de fédérer, de façon la plus lisible et opérationnelle possible, les différentes actions d’Inria pouvant répondre aux besoins numériques de la sphère Défense et Sécurité.

Les grands objectifs de cette direction sont :

Réfléchir en termes de “service rendu” in fine plutôt qu’en thématiques de recherche
Raccourcir les boucles entre besoin, recherche, développement et transfert
Renforcer les partenariats avec l’Industrie
Soutenir la place de la France dans les programmes de Sécurité / Défense européens

La direction a deux ambitions principales :

Permettre à tous les acteurs de la sphère Sécurité Défense de travailler ensemble à la définition de problématiques de recherche et développement de solutions qui répondent à des besoins concrets exprimés directement par les opérationnels
Rassembler au sein d’une structure d’excellence, autour de différentes thématiques du numérique, des opérationnels parmi les agents de l’État, des industriels, des équipes de recherche pluridisciplinaires incluant, par exemple, des sociologues ou des géopoliticiens, et des membres de la société civile, au travers d’institutions locales ou d’associations.

Ces ambitions se réaliseront, pour commencer, au travers deux structures :

Un espace commun de simulation, formation et d’expérimentation qui vise d’une part à faire appréhender aux académiques et aux entreprises les problèmes concrets rencontrés par les opérationnels afin d’y proposer des solutions communes, et d’autre part, de permettre d’expérimenter les solutions sur la base de procédures de tests « opérationnels »
Un centre d’excellence dédié au domaine de la Sécurité Défense afin de faciliter le développement et le transfert à court, moyen et long terme de technologies issues de la Recherche
Mission confiée
Assister en premier lieu la Directrice de la Mission Sécurité Defense dans l’organisation quotidienne de son activité,

Assurer l’interface avec les directions, les centres et les acteurs extérieurs et plus particulièrement en matière de communication, de coordination et de traitement de l’information.

Principales activités
Apporter son soutien à l’organisation de la direction en assurant la gestion des déplacements de la Directrice et des autres membres de la Direction,
Assurer la gestion et l’administration du parc de cartes affaires et de cartes achat,
Organiser les réunions de la Direction et y participer,
Rédiger les relevés de décision,
Contribuer à l’élaboration et au suivi du budget de la Direction,
Procéder aux achats : étude des devis, respect des marchés, saisie des demandes d’achat, Apporter son concours à la notification et mis en ligne des marchés sur les différents supports internes à Inria
Assurer le suivi des dossiers liés à l’activité de la Direction,
Assurer la “mémoire” du service : classement, archivage papier et numérique.
Administrer les espaces attribués à la Direction au sein des outils internes Inria
Recueillir, traiter et transmettre les informations aux membres de l’équipe
Assister tous les membres de la Direction dans des activités d’intérêt collectif (support projet/ revue, organisation des concours, rapport d’activité, comité éditorial, comité de programme…)
Constituer et suivre les dossiers de recrutement des personnels non permanents
Informer et orienter les personnels de l’équipe (permanents et non permanents) dans leurs démarches RH
Préparer l’arrivée des nouveaux entrants, les accueillir, les renseigner, les orienter, les guider
Initialiser les demandes d’autorisation FSD et en assurer le suivi pour les personnes de la Direction concernées
Accueil téléphonique et physiques des fournisseurs, et des partenaires
Gestion et suivi des factures, suivi du paiement
Gestion des documents de confidentialité en lien avec le service juridique (DAJ)
Accompagner les membres de la Direction dans leurs demandes budgétaires (embauche et achats)
Veiller sur l’exécution budgétaire et analyser les données de suivi financier, y compris dans un contexte pluriannuel
Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs
Compétences
Connaître et comprendre l’environnement de la recherche et le fonctionnement d’un établissement public;
Maîtriser les techniques de secrétariat et les outils de bureautique et informatiques (Internet, Intranet, messagerie) ;
Utiliser les techniques de communication écrite et orale;
Mettre en œuvre des techniques de synthèse (qualités rédactionnelles et d’analyse) de reporting et de suivi d’activité;

Savoir travailler en équipe/en réseau;
Anticiper ses échéances et celles de sa hiérarchie;
Appréhender les urgences et dégager les priorités;
Réagir de façon appropriée aux situations d’urgence ou de crise;
S’organiser de façon autonome (anticiper, planifier) et mener plusieurs tâches simultanément, – Être rigoureuse) dans la réalisation de ses activités;

Être proactif(ve) et faire preuve d’initiative;
Être autonome;
S’adapter aux évolutions (organisations, technologies) et aux différents interlocuteurs;
Avoir de bonnes qualités relationnelles;
Discrétion et respect de la confidentialité des échanges.
Avantages
Restauration subventionnée
Transports publics remboursés partiellement
Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d’autorisations d’absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)

Possibilité de télétravail (jusqu’à 90 jours annuels) et aménagement du temps de travail
Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d’Inria)
Accès à la formation professionnelle

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